Must-have digitale Mandatsaufnahme?

Ist die digitale Mandatsaufnahme ein Must-have für Anwaltsbüros, die ohnehin schon über ein hervorragendes Kanzleimanagement verfügen oder ist sie ein trendiges Nice-to-have für besonders digital-affine Juristinnen und Juristen?

Neue Mandate

Eine der Fragen unserer Zeit ist nicht mehr, was sich online erledigen lässt, sondern vielmehr, was nicht. Das sehen viele rechtlich Ratsuchende genauso. Bevor sie eine Anwältin oder einen Anwalt beauftragen, suchen sie online eine Kanzlei in ihrer Nähe. Eine, die auf ihren Fall spezialisiert ist. Oder sie schauen nach den Öffnungszeiten und Kontaktdaten der Kanzlei, die bereits ihr Vertrauen genießt. Hat das Anwaltsbüro der Wahl die Online-Mandatsannahme etabliert, kann sie neue Mandate bereits an diesem Punkt abholen und virtuell in die Kanzlei begleiten. Bietet sie außerdem eine anwaltliche Kontaktaufnahme binnen 24 Stunden an, können ihre Auftraggeber damit unabhängig von Zeit und Ort schon viel erreicht haben. Am Ende eines Tages werden sie dem nächsten gelassener entgegensehen können.

Besserer Mandanten-Service

Bei der Online-Mandatsanbahnung spielt die Nutzererfahrung eine ebenso wichtige Rolle, wie die Art der Kontaktaufnahme bei persönlichem Kontakt. Freundliches Entgegenkommen wird in der Regel mit einem Vertrauensvorschuss belohnt. Der bessere Mandanten-Service durch die digitale Mandatsaufnahme sorgt noch vor dem ersten Gesprächstermin für einen guten Start in eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Die Wahl des Endgerätes während der Mandatsanbahnung spielt dabei in der Regel keine Rolle.

Reibungslose Workflows

Als Patientinnen und Patienten bereiten wir schon länger und immer häufiger unsere eigenen Facharzttermine digital vor, indem wir die Überweisung oder andere Dokumente in Vorbereitung auf die Konsultation per Upload einreichen. Dieses Verfahren wird häufig als primäre Kontaktmöglichkeit angeboten. Die guten Gründe der Arztpraxen dafür ähneln denen, der Anwaltsbüros, die sich für eine digitale Mandatsaufnahme entscheiden. Das Online-Onboarding ist 24/7 geöffnet und sowohl Patientinnen und Patienten, als auch Mandantinnen und Mandanten, tragen durch ihre Mitwirkung zu reibungslosen Workflows im Praxisbetrieb bei. Macht es das Online-Onboarding zu dem sogenannten Must-have digitale Mandatsaufnahme?

Qualifizierte Erstkontakte

Ob Arzt- oder Anwaltspraxis – das digitale Onboarding sensibler Daten bietet, DSGVO-konform und berufsrechtsgetreu ausgeführt, eine Reihe von Vorzügen. Darum laden immer mehr Anwältinnen und Anwälte über ihre Website, im persönlichen Kontakt oder auf dem Weg in ihr Wartezimmer mit einem Tablet zur Verwendung eines Links oder einer App zur Online-Mandatsannahme ein. Ist eine Chatfunktion vorhanden, führt sie mit gezielten und auf Logiken basierenden Fragen zur ersten Einstufung der Angelegenheit nach rechtlichen Fachbereichen. Im Vorgriff auf den persönlichen Erstkontakt können so bereits Angaben zur Person, zu Beteiligten, zur Rechtsschutzversicherung und mehr, unterschieden nach Fachbereichen, gemacht werden. Dokumente, wie Berichte, Fotos und Gutachten etc. lassen sich in dieser Phase bereits von der Mandantschaft hochladen. Auch im Verlauf der weiteren Mandatsbearbeitung sind sie mit einem Upload übertragbar. Das Kanzlei-Team importiert ein qualifiziertes Mandat in seine bevorzugte Kanzleisoftware und übernimmt bzw. delegiert die daraus resultierenden Aufgaben direkt bilateral.

Demokratische Fallbearbeitung

Sprechen wir über professionelles Kanzleimanagement zu den Bedingungen akuten Fachkräftemangels, bietet die intelligente Mandatsannahme tatkräftige Unterstützung  indem sie administrativen Aufwand erheblich verringert. Sie kann die Anzahl der telefonischen Kontakte, zu beantwortender E-Mails und zu transkribierender Daten minimieren, so auch den mit neu anzulegenden Akten verbundenen Aufwand. Außerdem managt sie das Vorliegen benötigter Unterlagen. Ist der Mandantschaft in der Online-Mandatsaufnahme ein eigener geschützter Aufgabenbereich gewidmet, lassen sich dort Dokumente miteinander teilen und Korrespondenz austauschen. Ein Status-Tracker kann Aufschluss über offene, in Bearbeitung befindliche oder noch erledigende Aufgaben geben, wie beispielsweise die Beschaffung von Dokumenten durch die Mandantschaft oder die Einholung einer Akteneinsicht durch die Kanzlei. Diese Kombination aus Mandanten-Mitwirkung, Service und Transparenz bezeichnen wir in Verbindung mit der Online-Mandatsannahme als demokratische Fallbearbeitung. Führt sie zu einem Must-have digitale Mandatsaufnahme?